Privacy policy

Versie 24/02/26

Kunstwerkt vzw hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens en het respecteren van jouw privacy. In deze privacyverklaring lichten we toe welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Kunstwerkt vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR). Dit brengt met zich mee dat wij steeds:

persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die echt nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

1. De verwerkingsverantwoordelijke

Als Kunstwerkt vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, hierover vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Kunstwerkt vzw
Nederpolder 2
9000 Gent
info@kunstwerkt.be
Telefoon: +32 09 235 22 75

2. Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere contacten, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers, (potentiële) stagiairs en vrijwilligers, en alle andere natuurlijke personen van wie wij persoonsgegevens verwerken in het kader van onze werking.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens worden door Kunstwerkt vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

zodat je kan deelnemen aan de activiteiten of gebruik kunt maken van de diensten van Kunstwerkt vzw (uitvoering overeenkomst);
zodat je een proﬁel kunt aanmaken op ons platform, en zo je online portfolio kunt delen. Gebruikers kiezen hierbij zelf welke (contact)gegevens openbaar zijn (uitvoering overeenkomst);
zodat we je op de hoogte kunnen houden van de werking van Kunstwerkt vzw, meer bepaald via o.a. het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor onze activiteiten of evenementen (gerechtvaardigd belang of, indien vereist, toestemming); je kan je te allen tijde eenvoudig uitschrijven via de afmeldlink in onze e-mails of door contact met ons op te nemen;
zodat we met jou kunnen communiceren als je je hebt ingeschreven voor een van onze activiteiten of gebruik maakt van onze diensten (uitvoering overeenkomst), en zodat we je op de hoogte kunnen houden van andere, gelijkaardige activiteiten of diensten (gerechtvaardigd belang; je kan je hiervoor steeds uitschrijven, zie vorig punt);
zodat we je abonnement op Kunstletters of de aankoop van tentoonstellingsmaterialen mogelijk kunnen maken (door identiﬁcatie bij bestelling) (uitvoering overeenkomst);
zodat we kunnen rapporteren aan subsidiërende overheden of om te voldoen aan andere wettelijke verplichtingen (wettelijke verplichting);
andere, speciﬁeke doeleinden waar afzonderlijk toestemming voor gevraagd kan worden.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail, links naar online proﬁelen (sociale media) en/of website;
Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit;
Opleiding of vorming;
Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer);
Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames,...).

Deze gegevens worden door jou aan ons gegeven d.m.v. inschrijfformulieren, invul- en contactformulieren op onze websites, persoonlijk contact, contact via email of telefoon,… Als je gegevens van derden aan ons doorgeeft, dan verklaar je dat je daarvoor de toestemming hebt.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen en om anonieme statistieken bij te houden die ons toelaten de gebruikers van ons aanbod (en doelgroep in bredere zin) in kaart te brengen. Dit doen we ter verantwoording van onze opdracht aan de Vlaamse overheid.

4. Gegevens doorgeven aan derden - verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

groeperen en opslaan van gegevens (meer bepaald Google Drive);
verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers…);
verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven (meer bepaald via Campaign Monitor en Brevo);
de registratie van gegevens in het CRM-systeem (Salesforce);
sociaal secretariaat (SDWorx);
boekhouding (WinBooks en onFact).

Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan derden - verwerkers waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of die zelf niet in orde zijn met Algemene Verordening Gegevensbescherming.

In principe verstrekken wij geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte. Indien dit toch zou gebeuren, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden voorzien overeenkomstig de AVG.

5. Gegevens doorgeven aan derden - ontvangers

Wij kunnen persoonsgegevens delen met externe partijen – ontvangers als dat nodig is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo delen we o.a. gegevens met partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (onder andere, maar niet beperkt tot, organisatoren van kansen op het kansenplatform of structurele partners van Kunstwerkt vzw waarvoor we speciﬁeke activiteiten organiseren), subsidiërende overheden / overheidsdiensten, externe opleiders en media.

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen en dat jouw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven jouw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier toestemming voor geeft. Je hebt altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In zo'n geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

6. Bewaartermijn

Kunstwerkt vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Als algemene regel worden persoonsgegevens maximaal 5 jaar na het laatste gebruik bijgehouden.

7. Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Zo hebben we onder andere de volgende maatregelen genomen:

Alle personen die namens Kunstwerkt vzw van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewust gemaakt van hun verantwoordelijkheid;
Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot jouw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren;
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen;
De databanken waarin jouw gegevens opgenomen worden zijn beveiligd tegen ongeoorloofde toegang van derden;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Om de bescherming van de gegevens die je via onze websites kunstwerkt.be en atelierinbeeld.be met ons te garanderen, werken we samen met IT-partner Open Up Media. Zij voeren regelmatige software updates en controles uit om de bescherming van jouw gegevens optimaal te houden;
Bij nieuwe projecten die mogelijk een impact kunnen hebben op jouw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om jouw persoonsgegevens te garanderen.

8. Jouw rechten met betrekking tot je persoonsgegevens

Je beschikt over de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens:

Recht op inzage: Je hebt het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over jou verwerken en om er een kopie van te ontvangen.
Recht op verbetering: Je kan vragen om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen.
Recht op verwijdering: Je kan vragen om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, of wanneer de verwerking onrechtmatig zou zijn, tenzij we wettelijk verplicht zijn ze te bewaren.
Recht op beperking: je kan ons vragen bepaalde verwerkingen van jouw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.
Recht van bezwaar: je kan ook bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van jou verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden (via mogelijkheden tot uitschrijven in e-mails).
Recht op overdraagbaarheid: je kan ons vragen om jouw persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te verkrijgen, of dat wij deze direct aan een andere verwerkingsverantwoordelijke doorgeven, voor zover technisch mogelijk.
Intrekking van toestemming: als een verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kan je deze toestemming op elk moment intrekken. Dit tast de rechtmatigheid van verwerkingen voorafgaand aan de intrekking niet aan.

Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen om jouw rechten uit te oefenen. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan deze verzoeken. Om je identiteit te controleren, vragen wij je om een kopie van je identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Meer info over je rechten vind je op de site van de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens, dan kan je hierover steeds direct contact met ons opnemen. Bovenaan deze privacyverklaring staat vermeld hoe je contact met ons kan opnemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming. De contactgegevens van de gegevensbeschermingsautoriteit zijn:

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be

10. Wijziging privacyverklaring

Kunstwerkt vzw behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 24.02.2026. Oudere versies van onze privacyverklaring worden opgeslagen in ons archief. Stuur ons een e-mail als je die wil raadplegen.

11. Cookies

Op onze website maken wij gebruik van zogenaamde cookies en gelijkaardige technologieën. Een cookie is een kleine ﬁle die door de website-eigenaar naar de harde schijf van de website-bezoeker wordt gestuurd en daar wordt opgeslagen. Hiermee wordt het adres van de bezochte site vastgelegd, samen met enkele gegevens over het bezoek die ons toelaten om een aantal anonieme statistieken bij te houden.

Bij je eerste bezoek aan onze website word je geïnformeerd over het gebruik van cookies via een cookiebanner, waar je jouw voorkeuren kan instellen of wijzigen. Voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, wordt jouw toestemming gevraagd.

Meer informatie over welke cookies wij gebruiken, voor welke doeleinden en hoe je jouw voorkeuren kan beheren, vind je in ons afzonderlijk cookiebeleid, dat via onze website beschikbaar is.