Het is essentieel om duidelijke en bindende afspraken vast te leggen wanneer je je kunstwerken uitleent, of het nu gaat om een tijdelijke expositie in de woonkamer van een particulier of in de inkomhal van een bedrijf. Hier lees je enkele belangrijke overwegingen en adviezen voor het opstellen van uitleenovereenkomsten.

Je kan een uitleenovereenkomst maken met of zonder de intentie om te verkopen.

Uitleenovereenkomst zonder de intentie om te verkopen (bruikleenovereenkomst).

Een bruikleenovereenkomst houdt in dat men werk uitleent zonder er een vergoeding voor te verwachten. Algemeen geldt wel dat de plek die jouw werk in bruikleen neemt een aantal verplichtingen heeft zoals het bewaren en behouden van het kunstwerk en het teruggeven van het geleende werk.

In een bruikleenovereenkomst omschrijf je duidelijk volgende informatie:

  • Naam, adres en contactgegevens: Vermeld duidelijk de volledige namen, adressen en contactgegevens van zowel de uitlener (jij) als de ontlener (de persoon of organisatie die je werk leent).
  • Kunstwerken: Maak een lijst van de kunstwerken die worden uitgeleend, inclusief een beknopte beschrijving (titel, oppervlakte, materiaal) van elk werk.
  • Termijn van Uitlening: Definieer de exacte periode waarin de kunstwerken worden uitgeleend.
  • Verzekering: Spreek af wie verantwoordelijk is voor het verzekeren van de kunstwerken tijdens de uitleenperiode. Dit is van cruciaal belang om te beschermen tegen schade of diefstal. Meer info over het afsluiten van een verzekering tijdens een expo lees je hier.
  • Locatie: Specificeer waar de kunstwerken worden geplaatst tijdens de uitleenperiode, zoals de inkomhal, wachtzaal, of andere ruimtes.
  • Transport en terugbrengen: Leg duidelijke afspraken vast met betrekking tot het transport van de kunstwerken van en naar de locatie. Bepaal of de werken ook tijdens het transport zijn verzekerd ( ‘van nagel tot nagel’), spreek duidelijk af wie het transport regelt, wanneer het transport plaatsvindt, wie verantwoordelijk is voor het transport en leg indien gewenst duidelijk de inpak- en beschermingsmaatregelen vast in de overeenkomst.

Uitleenovereenkomst met de intentie om te verkopen (consignatieovereenkomst).

Consignatie wil zeggen dat je jouw kunstwerken ter beschikking stelt of uitleent aan een persoon of organisatie met de intentie tot verkoop. De verkoper bezorgt je na de uitleen de niet-verkochte werken terug en betaalt je verkoopprijs van de verkochte werken, al dan niet tegen een commissie.

In een consignatieovereenkomst leg je dezelfde bepalingen als in een bruikleenovereenkomst, maar hier voeg je natuurlijk ook extra bepalingen toe rond de verkoop van je werk. Zo zal je volgende zaken mee opnemen in een consignatieovereenkomst:

  • Verkoopprijs: Definieer de verkoopprijs van elk kunstwerk. Overweeg of je een minimumprijs wilt vaststellen of dat je de verkoopprijs aan de koper wilt overlaten. Houd hier ook rekening met btw en andere extra kosten.
  • Commissie: Als een derde partij (bijvoorbeeld een organisator van een expo, een galerie) helpt bij de verkoop, leg dan de commissiepercentages vast die aan hen moeten worden betaald bij de verkoop van een kunstwerk.
  • Teruggave van niet-verkochte werken: Bepaal hoe en wanneer niet-verkochte kunstwerken aan jou worden teruggegeven.

Het is altijd verstandig om juridisch advies in te winnen bij het opstellen van deze overeenkomsten om ervoor te zorgen dat je rechten en belangen volledig worden beschermd.

13.12.2023